Çalışan Özlük Dosyası: Zorunlu Belgeler ve Saklama Yükümlülüğü 2026
Yayın tarihi: 2026-03-10
Özlük Dosyası Nedir ve Neden Zorunludur?
4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi uyarınca her işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek ve bu dosyayı güncel tutmakla yükümlüdür. Özlük dosyası; işçi hakkındaki tüm özlük bilgilerini, iş sözleşmesi başlangıcından sona ermesine kadar geçen süredeki tüm belgeleri kapsamalıdır. Bu yükümlülüğün yerine getirilmemesi veya bilgilerin gizli tutulmaması işveren için idari yaptırım riski doğurur.
Özlük Dosyasında Bulunması Zorunlu Belgeler
1. İşe Giriş Belgeleri
- İmzalı iş sözleşmesi (her değişiklik ve eki dahil)
- T.C. kimlik kartı fotokopisi
- İkametgâh belgesi
- Öğrenim belgesi fotokopisi
- İşe giriş sağlık raporu (SGK işe giriş bildirgesinin kopyasıyla birlikte)
- Nüfus cüzdanı / pasaport fotokopisi (yabancı uyruklu ise çalışma izni)
- Askerlik durum belgesi (erkek çalışanlar için)
- İşe giriş formu / başvuru formu
- KVKK aydınlatma metni teslim tutanağı ve onay belgesi
2. Çalışma Sürecine Ait Belgeler
- Aylık bordro örnekleri (veya elektronik bordronun referans kaydı)
- Yıllık izin defteri / izin takip kayıtları
- Fazla mesai onay formları
- Performans değerlendirme raporları
- Eğitim katılım belgeleri ve sertifikalar
- Yazılı uyarı ve disiplin kararları (varsa)
- Görev tanımı ve değişiklik protokolleri
- Ücret zammı / pozisyon değişiklik yazıları
- Periyodik sağlık muayenesi belgeleri (6331 s.K. m.15)
3. İşten Ayrılışa Ait Belgeler
- Fesih bildirimi veya istifa dilekçesi
- İbraname (fesihten en az 1 ay sonra alınmalıdır, İş K. m.19)
- Kıdem ve ihbar tazminatı bordrosu ve ödeme makbuzu
- İşten ayrılış bildirimi (SGK e-Bildirge çıkış kodu kaydı)
- Hizmet belgesi (işçinin talebi hâlinde düzenlenir)
- Zimmet iade tutanağı
Saklama Süreleri
| Belge Türü | Asgari Saklama Süresi | Hukuki Dayanak |
|---|---|---|
| Bordro / ücret belgeleri | 10 yıl | VUK m.253, SGK mevzuatı |
| İş sözleşmesi ve ekleri | 10 yıl | Borçlar Kanunu zamanaşımı |
| İSG eğitim kayıtları | 5 yıl | 6331 s.K. Yönetmeliği |
| Sağlık muayene kayıtları | 15 yıl (mesleki maruz. ise 40 yıl) | 6331 s.K. m.15 |
| İş kazası kayıtları | 10 yıl | 6331 s.K. m.14 |
| Yıllık izin defteri | 5 yıl (işten ayrılıştan itibaren) | İş K. m.53 vd. Yönetmeliği |
| Disiplin kararları | 5 yıl | İş K. zamanaşımı kuralları |
KVKK Kapsamındaki Yükümlülükler
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özlük dosyasındaki veriler kişisel veri sayılmaktadır. İşverenin dikkat etmesi gereken başlıca yükümlülükler şunlardır:
- Aydınlatma yükümlülüğü: İşe girişte çalışana hangi verilerin ne amaçla işleneceği açıklanmalı ve aydınlatma metni imzalatılmalıdır.
- Veri minimizasyonu: Amaca uygun olmayan verilerin (örn. siyasi görüş, sendika üyeliği) açık rıza olmaksızın toplanmaması gerekmektedir.
- Özel nitelikli veriler: Sağlık verileri ve biyometrik veriler için ayrıca açık rıza alınmalıdır.
- Veri güvenliği: Özlük dosyaları yetkisiz erişime karşı korunmalıdır; dijital ortamdaki kayıtlar şifrelenmelidir.
- Saklama süresi sonrası imha: Yasal saklama süresini dolduran belgeler imha politikası kapsamında güvenli biçimde yok edilmelidir.
2026 Yılı İdari Yaptırımlar
| İhlal | İdari Para Cezası (2026) |
|---|---|
| Özlük dosyası düzenlenmemesi (İş K. m.75) | Her işçi için ayrı ayrı uygulanır |
| Bordroların saklanmaması (VUK m.353) | Usulsüzlük cezası + vergi ziyaı |
| ISG kayıtlarının tutulmaması | 6331 s.K. m.26 kapsamında ceza |
| KVKK ihlali | KVKK m.18: 50.000 TL'ye kadar idari para cezası |
Not: 2026 yılı brüt asgari ücret 33.030 TL, SGK işveren prim payı %21,75, kıdem tazminatı tavanı 53.919,68 TL olarak belirlenmiştir. Bordro ve ücret belgelerinin bu parametrelerle uyumlu biçimde düzenlenmesi ve saklanması gerekmektedir.