Çalışan Özlük Dosyası: Zorunlu Belgeler ve Saklama Süreleri (2026)
Yayın tarihi: 2026-03-29
Özlük Dosyası Nedir ve Neden Zorunludur?
4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi uyarınca işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek ve bu dosyayı işçinin çalışma süresince güncel tutmakla yükümlüdür. Özlük dosyası; işçinin kimlik bilgilerinden performans değerlendirmelerine, sağlık verilerinden kıdem hesap cetvellerine kadar geniş bir belge yelpazesini kapsar.
Zorunlu Belgeler Listesi
İşe Girişte Düzenlenmesi Gereken Belgeler
- İş sözleşmesi (imzalı, en az iki nüsha)
- İşe giriş bildirge sureti (SGK)
- Nüfus cüzdanı/kimlik fotokopisi
- İkametgâh belgesi veya adres beyanı
- SGK e-bildirge sistemi üzerinden doğrulanan sigortalılık tescil belgesi
- Adli sicil kaydı (pozisyona göre)
- Askerlik durum belgesi (erkek çalışanlar için)
- Diploma/mezuniyet belgesi fotokopisi
- Varsa engellilik raporu
- Oryantasyon eğitim katılım belgesi
- İSG eğitimi katılım belgesi ve imza formu
Çalışma Süresince Eklenmesi Gereken Belgeler
- Ücret bordroları (imzalı veya e-imzalı)
- Yıllık izin talep ve onay formları
- Fazla mesai yazılı onay formları
- Performans değerlendirme formları
- Terfi/görev değişikliği yazıları
- Ücret zam bildirim yazıları
- Disiplin uyarı ve savunma yazıları (varsa)
- İş kazası bildirim tutanakları (varsa)
- Sağlık raporu ve istirahat kâğıtları
- Eğitim katılım belgeleri
İşten Çıkışta Eklenmesi Gereken Belgeler
- Fesih bildirimi veya istifa dilekçesi
- İşten çıkış bildirgesi sureti (SGK)
- Kıdem ve ihbar tazminatı hesap cetveli
- İbraname (Yargıtay gerekliliklerine uygun)
- Devir-teslim tutanağı
- Çıkış mülakatı formu (varsa)
Saklama Süreleri
| Belge Türü | Asgari Saklama Süresi | Dayanak |
|---|---|---|
| Ücret bordroları | 10 yıl | İş Kanunu m.8, Sosyal Sigortalar mevzuatı |
| İş sözleşmeleri | 10 yıl (fesihten itibaren) | TBK m.146 genel zamanaşımı |
| İşe giriş/çıkış bildirgesi | 10 yıl | 5510 sayılı Kanun |
| İSG risk değerlendirme | 10 yıl | 6331 sayılı Kanun |
| Sağlık gözetimi kayıtları | 15 yıl (tehlikeli işlerde 40 yıl) | İSG Yönetmelikleri |
| Disiplin yazıları | 5 yıl (zamanaşımına göre) | İş Kanunu m.26 |
| İş kazası kayıtları | 10 yıl | 6331 sayılı Kanun m.14 |
KVKK Yükümlülükleri
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özlük dosyasındaki kişisel veriler özel koruma gerektirir. İşveren:
- Çalışanları hangi verilerin tutulduğu konusunda aydınlatmalıdır,
- Sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel veriler için açık rıza almalıdır,
- Saklama süreleri dolduktan sonra verileri imha etmelidir,
- Veri güvenliği ihlali yaşanması hâlinde KVKK'ya bildirim yükümlülüğü doğar.
2026 İdari Para Cezaları
| İhlal | 2026 Yılı İPC Aralığı |
|---|---|
| Özlük dosyası tutmama (4857 m.75) | Her işçi için ayrı ceza |
| KVKK ihlali (veri ihlali bildirimi yapmama) | 40.000 TL – 1.000.000 TL |
| SGK bildirge yükümlülüğü ihlali | 5510 m.102 kapsamında |
2026 itibarıyla brüt asgari ücret 33.030 TL; kıdem tazminatı tavanı 53.919,68 TL; SGK işveren prim payı %21,75.
Bu rehber bilgilendirme amaçlıdır. Bireysel durumunuz için iş hukuku avukatından veya uzman İK danışmanından görüş almanız önerilir.
özlük dosyasıbelge saklamaKVKK4857 m.75özlük belgeleri zorunluidari yaptırım
Not: Bu makale bilgilendirme amaçlıdır. Hukuki danışmanlık niteliği taşımaz.